Aumenta la produttività, ripensa i processi

Molte aziende lamentano un rallentamento dei miglioramenti di produttività. Nonostante investimenti in automazione, digitalizzazione e formazione, i ritorni sembrano diminuire. Gli studi McKinsey indicano che l’incremento medio annuo della produttività negli Stati Uniti è sceso dall’1,8% del periodo 1997–2019 allo 0,9% nel 2020–2022. Questo fenomeno non riguarda solo i settori tradizionali, ma anche quelli più innovativi. Le aziende sembrano aver esaurito i vantaggi dei miglioramenti incrementali. Serve quindi un cambio di paradigma su come pensiamo il lavoro.

Ripensare il modo in cui il lavoro viene svolto

La vera svolta non sta in strumenti più veloci, ma nel ridisegno profondo del “lavoro stesso”. Si può parlare di “Rethinking Work”. Significa partire dagli obiettivi aziendali e domandarsi: quale lavoro crea realmente valore? Chi è la persona giusta per svolgerlo? Come va eseguito? Molte attività che oggi assorbono tempo e risorse possono essere eliminate, automatizzate o delegate. Questo richiede il superamento delle logiche tradizionali di ruolo e processo, per abbracciare un’organizzazione orientata al valore.

Le quattro domande che trasformano la produttività

Secondo McKinsey, quattro domande guidano l’approccio di ripensamento del lavoro:

1. Quale lavoro crea davvero valore? Non tutta l’attività produce impatto. Serve mappare il valore.
2. Chi è la persona giusta per farlo? Talvolta, il lavoro giusto è assegnato alla persona sbagliata.
3. Come lo svolgiamo oggi? Analizzare passaggi, colli di bottiglia, incoerenze e sprechi.
4. Come potremmo farlo diversamente? Qui entrano automazione, intelligenza artificiale e nuove modalità di lavoro.

Questo processo permette di liberare risorse, riallocarle dove creano più valore e ridurre inefficienze strutturali.

Un caso reale: la trasformazione di un call center

Un importante operatore nel settore dell’assistenza ha applicato il metodo in un call center con oltre 500 dipendenti. Ha ridisegnato i flussi di lavoro identificando i compiti a basso valore aggiunto. Ha automatizzato la raccolta dati iniziale tramite IVR e delegato la gestione di reclami standard a chatbot. Gli operatori umani si sono concentrati su richieste complesse. Il tempo medio di risoluzione è calato del 30% e la soddisfazione cliente è cresciuta del 25%. La riassegnazione dei compiti ha portato a un incremento del valore senza aumentare l’organico.

Il ruolo strategico dell’automazione e dell’AI

L’automazione non è fine a sé stessa. È uno strumento per eliminare compiti ripetitivi e ridisegnare le modalità operative. L’AI permette di interpretare dati, prevedere bisogni e prendere decisioni in tempo reale. In un progetto McKinsey in ambito bancario, il 60% del tempo speso in attività amministrative è stato liberato tramite AI documentale e flussi automatizzati. Questo ha consentito agli specialisti di credito di concentrarsi sull’analisi dei casi più critici, migliorando la qualità delle decisioni e la velocità di risposta al mercato.

Come iniziare a ripensare il lavoro

Ripensare il lavoro non è solo un esercizio di efficientamento. Richiede leadership, cambiamento culturale e visione strategica. Le aziende che partono da una mappatura sistemica dei processi e delle attività, coinvolgono le persone e misurano l’impatto, ottengono risultati più solidi. Occorre superare l’idea di ruoli fissi e gerarchie rigide. Il futuro del lavoro sarà fluido, ibrido e progettato sul valore.

I rischi di un approccio tradizionale

Limitarsi a tagli lineari o a inserire tecnologie in processi obsoleti non genera vantaggi duraturi. Anzi, può aumentare il carico di lavoro, generare frustrazione e bloccare l’innovazione. Il rischio maggiore è non fare nulla: in un mondo dove altri attori stanno evolvendo rapidamente, restare fermi equivale a perdere competitività.

Benefici documentati 

Numerosi casi reali mostrano incrementi di produttività tra il 20% e il 50% grazie al ripensamento dei flussi di lavoro. In un progetto in ambito retail, l’eliminazione di attività inutili e l’automazione della gestione scorte ha ridotto del 40% il tempo speso in attività operative, migliorando disponibilità a scaffale e vendite. In un’azienda di servizi professionali, la razionalizzazione del lavoro ha ridotto i tempi di consegna del 35% e aumentato il margine operativo del 12%.

Leadership e mindset: il vero fattore abilitante

La trasformazione non può essere imposta dall’alto. Serve un cambio di mentalità a tutti i livelli. Le organizzazioni che hanno successo sono quelle che investono in competenze, formazione e ascolto. I manager devono saper guidare team ibridi, co-progettare nuovi flussi di lavoro e dare senso al cambiamento. Il mindset è il vero fattore abilitante della produttività del futuro.

Conclusione: la produttività si progetta, non si misura

Superare il tetto della produttività è possibile, ma richiede un cambiamento radicale. Non basta lavorare di più o più in fretta. Occorre lavorare diversamente, ripensando il valore, le competenze e i metodi. Le aziende che abbracciano questo approccio saranno più resilienti, più attrattive e meglio posizionate per il futuro.

Riferimenti

[Aaron De Smet – Want to break the productivity ceiling? Rethink the way work gets done – McKinsey & Company, 2025]